8 dicas para você aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade em uma rotina tão dinâmica pode ser difícil, mas não é impossível! 

Se você está vivendo em lágrimas, desespero e sem tempo para nada, chegou a hora de dar um basta nessa situação e ter uma nova vida.

A nossa proposta com este artigo é mostrar para você que a produtividade é algo alcançável e que ela pode revolucionar sua vida e sua rotina de trabalho.

Porém, implica em algumas mudanças (por isso mesmo muda muito a sua realidade!). Mudar um hábito é difícil, isso requer disciplina e comprometimento.

Se você fica se perguntando como me tornar mais produtivo/a, significa que, de certa forma, não está satisfeito/a com o seu desempenho porque sabe que consegue mais, que o seu potencial permite esta ambição.

Em primeiro lugar, boa vontade, determinação, rotina, insistência, teimosia, mente aberta e muita dedicação vão influenciar diretamente, e positivamente, para aumentar a sua produtividade.

São estes mecanismos que vão funcionar como combustível para atacar os pontos críticos que não ajudam a ter uma vida mais produtiva e feliz, além, é claro, de outras soft skills necessárias!

Sim, sua produtividade está diretamente ligada à sua capacidade de ser feliz e realizado/a.

Se você já se sentiu assim algum dia, depois de uma agenda repleta de compromissos e quando todos eles foram realizados com êxito e maestria, então você entende a importância de ser uma pessoa produtiva na vida e para a sociedade.

Faz parte do nosso compromisso com o conhecimento entender de maneira mais profunda todos os assuntos que abordamos no blog. Por isso, convido você para uma reflexão sobre o que é produtividade. Vamos nessa?

O que é produtividade?

Sabe quando você consegue obter ótimos resultados no trabalho ou na vida pessoal com poucos recursos?

A produtividade no trabalho e na vida pessoal é baseada nas nossas ações e posicionamentos para melhorar nosso desempenho e performance em todas as nossas atuações, independentemente dos recursos disponíveis.

Se você já trabalhou em uma startup, em geral uma empresa do mercado digital com recursos financeiros limitados, mas com grande potencial para crescer em pouco tempo, notou que ela investe em recursos humanos para aumentar a produtividade.

Isso quer dizer que a produtividade depende de pessoas, de um interesse individual ou coletivo para trabalhar em projetos de duas maneiras: mais e melhor!

Isso mesmo, para perceber o que é produtividade e todas as suas sutilezas e abordagens é ideal analisar este conceito por dois ângulos: qualidade do trabalho e quantidade de trabalho.

A produtividade está justamente em um ponto de equilíbrio entre o volume e a eficiência, levando em consideração os recursos que foram necessários para fazer uma tarefa.

Vamos observar o que é produtividade com um exemplo?

Para desenvolver um novo produto, um time com 5 pessoas gastou 7 dias, R$ 10 mil reais em equipamentos e gerou 18 unidades deste novo produto, porém 8 ficaram com alguns defeitos que foram percebidos pelo setor de controle de qualidade.

Outro time, que já opera com um mindset preparado para aumentar a produtividade, era formado por 3 pessoas mais jovens e dinâmicas, que já trabalharam em algumas startups e estão ligadas no mercado da tecnologia.

Esse grupo conseguiu desenvolver 20 unidades do mesmo produto, em 7 dias, com gasto de R$ 8 mil reais. Entendeu o que é produtividade e como ela funciona na prática?

A produtividade implica em avaliar todos os seus recursos (tempo, pessoas, dinheiro, equipamentos) e o retorno obtido com esse investimento, sem esquecer da qualidade!

Como aumentar a produtividade de maneira prática e eficiente?

Para isso acontecer, será necessário realizar algumas alterações em sua maneira de encarar a vida profissional e pessoal. Ser produtivo/a está diretamente ligado a ter prioridades, a otimizar recursos, fazer escolhas e renúncias, ao amadurecimento pessoal e profissional.

Para isso acontecer, é preciso ter disposição e disponibilidade, sempre de maneira otimizada, utilizando os recursos disponíveis para obter um ótimo desempenho. 

Acredite: a forma como você encara seu trabalho também tem total relação com sua capacidade de ser produtivo/a. Veja o que o psicólogo Shawn Archor fala no TEDxBloomington, ressaltando que a felicidade inspira a produtividade!

Entenda, de uma vez por todas, que melhorar a produtividade tem mais conexão com planejamento do que com fazer MUITO mais, sem limites, tentar dar o máximo em algo que você nem sabe se é interessante, se dá um bom retorno. 

E todo planejamento implica metodologias. Por isso, separamos algumas metodologias para ter mais produtividade. Confira! 

1. Tenha clareza nos seus objetivos e trabalhe com um calendário de atividades

Para melhorar a produtividade é preciso ter clareza do seu ponto de partida e dos pontos de chegada. Podemos chamar isso de ter objetivos claros, trabalhando com soluções, meios e maneiras para alcançar seus desejos e ambições.

É importante que os objetivos sejam alcançáveis e possíveis, porém desafiadores. Assim, você vai conseguir estabelecer objetivos com datas aproximadas para suas conquistas.

Nesta etapa, é interessante montar um calendário com todos os passos que serão executados em sua jornada para ver como ter mais produtividade na vida profissional.

Dessa forma, todos os dias, as suas tarefas e até mesmo as obrigações da sua equipe estarão corretamente identificadas e precisam ser cumpridas, desde reuniões importantes com um/a cliente até um happy hour com os/as colegas da startup ou da empresa do mercado digital na qual você atua!

2. Suas metas precisam estar bem esclarecidas

A produtividade também acontece por meio de metas. Você ficou um pouco confuso/a agora? Não sabe direito a diferença de metas e objetivos nessa metodologia para aumentar a produtividade que estamos te apresentando?

É simples: objetivo é o resultado final, em longo prazo. As metas são diárias e compõem o caminho que será percorrido, todos os dias, para chegar ao seu objetivo. Ficou fácil de entender a diferença, né?

As metas são realizadas rotineiramente e mostram se você está no caminho certo ou se precisa fazer alguma mudança de percurso para alcançar o seu objetivo.

Isso significa investir mais recursos, aumentar o tempo, otimizar esforços, fazer alterações na equipe, entre outras medidas importantes para a produtividade.

3. Avalie sua produtividade através de métricas

A sua produtividade e a atuação da sua equipe precisam ser dimensionadas por métricas corretas.

Não vale “achar” que está no caminho certo! Atualmente, contamos com ótimos recursos que entregam relatórios precisos sobre a performance de uma equipe em uma empresa de tecnologia, por exemplo.

Para saber se o rendimento está sendo satisfatório, estabeleça as métricas que serão usadas para saber se a produtividade está dentro dos parâmetros esperados.

As métricas servem para análise do desempenho do time, para saber se os/as colaboradores/as estão motivados/as ou desmotivados/as, se os resultados estão longe do esperado para aquela data (lembra do calendário?), entre outras medições.

Você também poderá obter ótimos insights através de uma métrica para avaliar a produtividade.

4. Estabeleça suas prioridades e aprenda a dizer não!

Não fale sim para tudo. “Sim” é a palavra mais perigosa para times que buscam aumentar a produtividade, pois tiram você e as pessoas que estão ao seu lado do foco.

Você pode ser um/a profissional requisitado/a e com conhecimentos vastos na sua área e, por isso, é um ponto de referência para os/as colegas. Mas até que ponto isso prejudica suas tarefas diárias? 

Não fale sim para tudo o que te pedirem e procure selecionar bem para o que você vai dar uma resposta afirmativa. Logo, se não está ao seu alcance resolver algum problema, diga não.

Canalize sua energia para seu objetivo e suas metas diárias, a produtividade depende da sua assertividade em lidar com as pessoas.

5. Cuide do seu corpo e sua mente para aumentar sua produtividade

Para você aumentar a produtividade e acordar mais cedo, dormir bem é a primeira prática. Se o seu corpo e sua mente estão cansados, dificilmente você conseguirá fazer as coisas que precisa com foco e energia.

Sua produtividade também pode depender de praticar atividades físicas, reservar tempo na agenda para ter vida social, dedicar um pouco dos seus recursos financeiros para seus interesses pessoais, como videogame ou um restaurante japa.

Enfim, é preciso saber desligar do trabalho para recuperar a bateria e voltar com energia total depois de um final de semana, para não ficar estressado/a, já que o estresse prejudica a produtividade.

Aqui, não existe uma regra. Cada pessoa sabe do que gosta para relaxar, se divertir, distrair a mente, dar risada e se manter ativa e saudável.

6. Mantenha a ordem para ter progresso

Bagunça e produtividade não são parceiras, pelo contrário. Não adianta você criar metas com check-lists se as suas ferramentas de trabalho estão bagunçadas, o seu e-mail lotado e a vida um tanto caótica.

Progredir na produtividade é eliminar pouco a pouco a bagunça que você mesmo criou. E, como estamos na Era Digital, você pode contar com a tecnologia para deixar sua vida mais organizada e produtiva.

Existem inúmeras ferramentas que podem te auxiliar na organização de tarefas e a boa notícia é que a maioria é gratuita ou freemium (você paga apenas se desejar mais recursos).

Wunderlist, Todoist e Trello são algumas ferramentas que podem ser usadas para aumentar sua produtividade.

Com conhecimento de causa, usamos o Trello para o trabalho e para a vida pessoal e desconhecemos ferramenta mais linda do que essa (juramos que não é um publipost!).

O Trello é baseado na metodologia ágil Kanban e é muito fácil de usar. Você vai se acostumar com ele rapidinho. 

7. A Gama Academy adverte: redes sociais demais fazem mal à saúde e à produtividade!

Redes sociais são as melhores armadilhas para você desperdiçar seu tempo e energia e, por isso, são inimigas da produtividade.

Um olho no Facebook e outro no Instagram, intercalados com o WhatsApp, e quando você vê, já perdeu muitas horas do dia e ainda não fez nada do seu calendário de metas.

Assim como as redes sociais, existem outras armadilhas nas quais você acaba caindo repetidas vezes e que prejudicam seu desempenho diário. Por isso, separe horários para checar as suas redes sociais ao longo do dia e não ultrapasse o tempo definido. 

Isso vale também para o tempo que você fica na copa, o espaço do cafezinho da empresa, ou na área de jogos e recreação, mais comum nas empresas digitais, inclusive em várias agências de marketing digital.

8. Não perca para a procrastinação

A nossa metodologia termina com um impulso de energia e de honestidade para você não deixar suas tarefas, desejos, sonhos, objetivos e oportunidades para amanhã!

A procrastinação é exatamente isso: deixar a vida na sala de espera, enquanto todas as chances de ter mais produtividade e de viver tudo o que você deseja estão surgindo no momento que você está parado/a, indisposto/a ou desencorajado/a.

Depois de todo esse planejamento, não resta outra saída, apenas entrar em ação!

Confira também, em nosso quadro de Insights de Carreira, o episódio em que falamos em que adotar práticas para ter mais produtividade no Home Office!

Para mais dicas, leia também outro conteúdo em que falamos sobre ferramentas de gestão de projetos e ganho de produtividade.

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