Facilitação remota dos processos de design

Em uma empresa digital ou startup, o/a designer nunca trabalha sozinho/a. Se você é parte da área de criação e lidera um time em um projeto, sabe que muitos insights para produtos e serviços surgem a partir da visão de outras pessoas. 

Por isso, ter processos de design para a participação remota da equipe no trabalho que está sendo desenvolvido é essencial para otimizar os projetos. 

Neste cenário, o/a designer assume um papel muito importante, que é o de responsável pela facilitação remota, ou seja, a pessoa que vai facilitar os momentos da equipe e guiar os processos de construção de uma nova solução

E o que é otimizar os processos de design? 

Isso significa encontrar o ponto de equilíbrio entre tempo e produtividade, a fim de executar uma tarefa de maneira eficiente e obter o melhor resultado possível. E o uso da tecnologia é fundamental para que isso aconteça!

No caso de um/a designer que coordena as equipes, seja na criação de personas, na montagem de canvas, no brainstorming ou outras atividades, a tarefa é guiar o time para que o projeto tenha fluidez e efetividade. 

Em alguns casos, trabalhar com um time distribuído pode ser bem desafiador. Então, se prepare para assumir a liderança e delegar funções para que a dinâmica de trabalho seja boa para todas as pessoas participantes. 

E quem deve participar de um processo de facilitação remota de design? 

As pessoas que estão diretamente ou indiretamente ligadas aos processos de criação, desenvolvimento ou aprimoramento dos produtos em foco.

Para te ajudar, neste conteúdo, vamos apresentar algumas dicas e ferramentas que vão facilitar o trabalho remoto na área de design. 

Dá uma olhada e saiba como fazer com que o workshop remoto seja tão produtivo quanto os projetos realizados com times presenciais! 

O que é facilitação remota no processo de design?

A facilitação remota é um processo de colaboração digital para o desenvolvimento de uma solução de design. 

Na prática, é fazer com que seu time trabalhe de forma eficiente, colaborativa e engajada sem que, para isso, tenha que estar no mesmo espaço físico. 

Será cada vez mais comum encontrar times trabalhando remotamente nas empresas. Hoje, já existem organizações que possuem equipes presenciais, equipes híbridas (com colaboradores/as in loco e participantes remotos) e equipes 100% remotas

Como funciona o papel do/a designer nos processos de design?

O designer pode assumir o papel de liderança e de coordenação dos processos de design, pois ele/a tem a consciência exata de todas as etapas que fazem parte do trabalho e, assim, sabe como guiar e preparar o time para cada etapa do workshop remoto.

A ideia aqui é conseguir criar um fluxo de trabalho que seja composto por processos criativos e diálogos produtivos, feitos remotamente. 

A função dessa pessoa é criar o ambiente correto para que os processos de design aconteçam.

Por isso, organizar o trabalho é muito importante, antes mesmo de os/as participantes se reunirem em um ambiente virtual para trabalhar em conjunto. 

O mindset do/a designer responsável pela facilitação remota tem um papel importante no sucesso dos projetos. Essa sinergia, combinada à organização e ao planejamento, garante o sucesso dos processos de design remotos. 

Algumas estratégias que podem facilitar o trabalho do/a designer são: definir as ações e as ferramentas que serão utilizadas previamente, como, por exemplo, utilizar um sistema de chat online; e mandar uma pesquisa prévia aos/as participantes para colher informações para que o planejamento do workshop seja montado.

Em processos de design remotos, a equipe deve ser escolhida conforme o contexto de cada participante, como local de trabalho, horário (muitas vezes participam pessoas de outros países), disponibilidade de agenda, entre outros detalhes. 

Cuidar disso com atenção é criar relacionamentos (alô soft skills) sólidos com o time com o qual se pretende trabalhar.

Entre outras atribuições importantes do/a designer, para facilitar e melhorar os processos de design, está a de conhecer de verdade os/as participantes da equipe. Para tanto, defina:

  • Quantos participantes vão discutir o projeto?
  • Existe diferença de fuso-horário? (Se sim, você pode dividir a reunião)
  • Quem pode ajudar a organizar o workshop remoto? (selecione um/a parceiro/a do time para ajudar na organização)
  • Quais tarefas ficarão para antes e depois do encontro? (isso já deve estar no planejamento)

Dicas para facilitar os processos de design

Você já percebeu que a responsabilidade do/a designer nos processos de design é muito grande, não é mesmo?

A verdade é que este trabalho pode ser muito bem elaborado quando o/a designer atua com um passo a passo. Por isso, separamos algumas dicas para você. Veja!

1. Envie os arquivos essenciais para os/as participantes antes da reunião

O/a designer pode preparar cada um/a dos/as participantes enviando um material para eles/as antes da reunião. 

Separar os arquivos e informações mais importantes já ajuda as pessoas a chegarem ao encontro remoto mais preparadas. 

2. Escolher a ferramenta para a reunião

Nos processos de design remotos, escolher corretamente a ferramenta digital que será usada é essencial para uma boa experiência e otimização. 

Ela precisa ser definida com base no número de participantes, possibilidade de compartilhar conteúdo durante a reunião, manter a organização e os alinhamentos bem claros e detalhados. 

Use os seguintes critérios para escolher sua ferramenta de trabalho:

  • Ela precisa permitir que a equipe pense e se expresse visualmente;
  • Que possa compartilhar conteúdo e arquivos;
  • Que mantenha a organização;
  • Tenha comunicação em tempo real;
  • Que possa conversar de forma privada, por e-mail ou chat, quando necessário. 

Durante o encontro, é bem provável que o/a designer conduza a reunião. Treinar a oratória e preparar a apresentação com antecedência é uma das suas atribuições. Enfim, é um dos momentos mais importantes para você e para o time da empresa, esteja preparado/a.

Com relação as ferramentas a serem utilizadas durante a execução de um processo de design, há, pelo menos, três opções de sistemas de comunicação para avaliar: videoconferência, mural ou miro e chamada online. Mas, então, qual ferramenta usar? Veja algumas opções! 

Zoom

O Zoom tem se mostrado uma ótima ferramenta para videoconferência. Essa solução permite compartilhar a tela com facilidade, fazer a visualização de galeria e até mesmo usar alguns recursos divertidos, como o Pateta. 

Oriente os/as participantes a verificarem, com antecedência, se o áudio e o microfone estão ok, assim como a iluminação do ambiente. 

O Zoom possui uma versão paga e uma versão gratuita. Na versão gratuita, você pode fazer reuniões individuais ilimitadas ou reuniões de grupos para até 100 pessoas. Além disso, cada sessão tem limite de 45 minutos de duração, podendo encerrar e iniciar uma nova.

Mural ou Miro

O Miro e o Mural são ferramentas colaborativas que vão ajudar bastante nos processos de design para trabalhos em quadros virtuais. Eles também possuem planos gratuitos, com limitações, e pagos.

Nos quadros brancos, você, que é designer, poderá registrar todos os insights e esquemas que estão sendo gerados no encontro. Se fizer parte da organização do momento, também pode pedir que as pessoas participantes colaborem com as anotações desse insights.

Você vai usar a ferramenta para registrar todas as ideias do workshop remoto de forma bem organizada e, se quiser, tudo já fica salvo na nuvem. São vários recursos interessantes para serem usados nos processos de design. 

E o Mural tem mais uma vantagem: é uma ferramenta ótima e intuitiva para iniciantes. Você pode iniciar uma votação secreta e fazer a convocação dos/as participantes, entre outras inúmeras possibilidades.

Google Meet

O Google Meet é uma das melhores ferramentas de videoconferência para trabalho e facilitação remota. É possível colaborar com a equipe em um ambiente seguro e integrado e fazer o armazenamento de arquivos no Google Drive. A comunicação por vídeo pode reunir até 250 participantes e as chamadas podem ser gravadas para as pessoas que não puderem participar.

Figma

Figma é uma excelente ferramenta para design colaborativo. Essa solução ajuda os times a criarem, testarem e aprimorarem o projeto de design do começo ao fim. 

Com todos os recursos de design que você e seu time precisam, a ferramenta ajuda a manter as ideias fluindo e a obter feedback rapidamente, fazendo com que seja possível criar um sistema de design escalável, acessível e fácil de gerenciar. 

Leia também: Designers e Devs: um casamento de sucesso!

Basecamp

Para discutir com a equipe os processos de design, a nossa sugestão é usar o Basecamp, uma ferramenta que serve de apoio para o/a designer coordenar o projeto. 

Sem atualizações em tempo real, não haverá interrupções, diferentemente de outras ferramentas disponíveis.

E se os processos de design envolverem os/as clientes?

Neste caso, sugerimos o uso de outras ferramentas bem legais. O UserInterviews é ótimo para recrutamento de clientes e/ou usuários/as. 

Se for necessário fazer uma entrevista com um/a cliente para um produto de design, vocês (designer e cliente) podem ter uma ótima experiência com o GoToMeeting.

Organização do Workshop remoto para alcançar o objetivo

Perfeito, já temos todas as ferramentas para os processos de design que acontecem por meio de workshops remotos. 

O próximo passo é organizar e configurar as ferramentas para que as atividades sejam realizadas com sucesso. Seguem as nossas sugestões:

  • Envie uma orientação para os/as participantes de como as ferramentas funcionam;
  • Crie uma barra de progresso de acordo com as tarefas separadas para cada dia;
  • Monte um material de apoio para sua apresentação com instruções e ótimos exemplos de onde você quer chegar com o workshop;
  • Separe espaços individuais para que cada membro do workshop tenha autonomia e individualidade. Isso pode ser feito no Mural;
  • Não se esqueça de planejar sua apresentação conforme o fuso-horário;
  • Separe um tempo extra para o workshop remoto, caso haja algum imprevisto;
  • Tenha um mapa de ações bem eficiente;
  • Crie perguntas-objetivo para deixar claro o foco do trabalho;
  • Seja você o/a facilitador/a para manter a equipe remota engajada e animada!

Orientações gerais para o workshop remoto ser surpreendente!

Não se esqueça de pedir para o time se posicionar em um ponto onde a conexão com a internet seja boa, ligar o computador em um local silencioso e de portas fechadas (é um ambiente de trabalho!).

Outra dica é falar para o pessoal deixar um lanchinho pronto, dependendo do tempo do encontro virtual. 

Sempre verificar se áudio e vídeo estão funcionando antes de fazer o check-in é super importante.

Caso algum/a participante tenha que sair por algum motivo, basta usar o chat da ferramenta, para não atrapalhar a reunião. 

E a nossa última dica especial: escolha um/a braço direito, que seja o/a co-facilitador/a. Assim, enquanto você cuida dos processos de design, seu/sua ajudante prestará atenção nas pessoas.

Este/a co-facilitador/a deve agir como um/a observador/a, que percebe se alguém está com dificuldade com a ferramenta, pode fazer contato via chat se você estiver conduzindo a apresentação, verifica se alguém está muito distraído/a durante o workshop de design e ajuda a esclarecer dúvidas sobre a atividade. 

Além disso, poderá também fazer anotações sobre melhorias a serem implementadas em próximas oportunidades!

Com essas dicas, seu trabalho remoto de design será bem-sucedido e todos/as os/as participantes poderão tirar o máximo proveito do encontro!

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