9 estratégias eficazes de gestão de tempo dos especialistas em vendas

Aplique essas estratégias de gestão de tempo dos especialistas em vendas para melhorar o seu desempenho! Continue lendo para saber mais.

Neste artigo:

  • O que contribui para a má gestão do tempo
  • Dicas para gerenciar seu tempo com eficácia
  • Faça a tecnologia trabalhar por você, não contra você
  • Organize-se e use templates 
  • Prospecção com propósito
  • Agendamento de atividades diárias de vendas
  • Não microgerencie
  • Pare de se concentrar em pequenas tarefas
  • Aplicativos de gestão de tempo
  • Faça intervalos regulares
  • Pare de ser multitarefas e seja melhor em gestão de tempo

Estratégias eficazes de gestão de tempo para vendedores

O que contribui para a má gestão do tempo

A gestão de tempo é uma das habilidades mais importantes para os profissionais de vendas. Ainda assim, uma pesquisa recente mostra que poucos representantes de vendas usam qualquer tipo de metodologia de gestão de tempo (22%).

Se você faz parte dos outros 78% e está lendo isso em seu feed de notícias, depois de rolar a página sem pensar por 15 minutos - não se sinta mal, nós entendemos. A Internet está fazendo com que todos nós percamos o foco, e trabalhar com eficiência está mais difícil do que nunca.

Graças aos telefones celulares, agora temos todas as maravilhas da Internet - amigos, família, redes sociais - no bolso. E é difícil resistir ao hábito da rolagem de página.

Ficar distraído pelas redes sociais e pela Internet pode levar à procrastinação. Os agendamentos acabam sendo interrompidos, as prioridades ficam desordenadas e acabam levando a grandes erros.

Você pode esquecer os compromissos com os clientes ou perder importantes atualizações ou e-mails, possivelmente perdendo a chance de fechar um negócio. Com isso, você e seu possível cliente vão desperdiçar tempo. 

Dicas eficazes para gerenciar seu tempo 

Definitivamente, não sou especialista em gestão do tempo. Então, perguntei a seis especialistas em vendas quais são suas estratégias mais eficazes de gestão de tempo, quais são alguns dos piores desperdiçadores de tempo e quais ferramentas eles usam para aumentar a produtividade e a eficiência das vendas.

Gestão do tempo é mais do que apenas marcar uma lista de tarefas no seu quadro pessoal ou da equipe. Se você não utilizar ferramentas ou não organizar bem o seu tempo, não obterá os resultados necessários para atingir metas de longo prazo.

Aqui está o que eu aprendi.

1. Faça a tecnologia trabalhar por você, não contra você

Há um grande debate agora no espaço público se a tecnologia é boa para nós ou não. Enquanto alguns argumentam que ela está nos tornando preguiçosos, há evidências substanciais de como ela está aumentando significativamente a produtividade nas empresas.

Surpreendentemente, um dos conselhos que os especialistas em vendas oferecem hoje é apenas desativar seu e-mail para ser mais produtivo. O e-mail foi identificado como um dos maiores desperdiçadores de tempo, como mostra Teri Robb, vice-presidente regional de vendas dos EUA na Check Point.

Muitos vendedores vivem e morrem por seus e-mails e acabam distraídos com as mensagens de suas caixas de entrada (em vez de fazer o que é importante e necessário). “Isso pode parecer estranho, mas desconecte seu e-mail por algumas horas no dia e realize seu trabalho de vendas”, disse Teri.

Ele acrescentou: “Isso ajudará você a se concentrar e priorizar. Muitas dessas "emergências" logo terão se resolvido".

A tecnologia precisa trabalhar por você para tornar seu trabalho mais eficiente - e isso é feito automatizando tarefas administrativas e repetitivas. Segundo pesquisa da XANT, os representantes de vendas gastam uma quantidade excessiva de tempo em tarefas administrativas - 12,8% do tempo.

"Nas vendas, é importante eliminar e automatizar tarefas monótonas e administrativas. Usamos ferramentas como Salesforce, Drift, Join.Me, templates de e-mail do ContactMonkey, rastreador de e-mail e mala direta, Asana, Trello, Slack e DocuSign”, diz Mark Gray, gerente de vendas corporativas da ContactMonkey.

2. Organize-se e use templates 

Uma mesa bagunçada pode ser um sinal de genialidade, de acordo com alguns - no entanto, nas vendas, não ser organizado significa que você pode estar perdendo um tempo precioso que poderia gastar com clientes em potencial.

Melhore suas habilidades de gestão de tempo utilizando templates para o seu trabalho, seja para e-mails, textos ou rastreadores de progresso.

Templates de e-mail economizam um tempo precioso para os representantes de vendas, quando há perguntas comuns que os clientes tenham sobre os produtos.

“Descobri que o e-mail pode ser um grande desperdício de tempo para os profissionais de vendas. Existem alguns protocolos que usamos para otimizar os e-mails da nossa equipe de vendas”, disse Ian McClarty, CEO da PhoenixNap.com.

Ele disse ainda: "Usamos respostas prontas e configuramos e-mails em zonas para eficiência".

“Fornecemos a cada novo membro da nossa equipe de vendas respostas pré-formatadas, como parte do nosso funil de vendas. Até 40% dos e-mails podem ser respondidos com uma resposta padrão, e alguns exigem apenas uma pequena edição personalizada”, acrescentou Ian.

"Algumas respostas levam apenas dois cliques, economizando um tempo valioso".

3. Prospecção com propósito 

Passar muito tempo pesquisando um possível cliente em potencial é um dos principais erros cometidos pelos representantes de vendas. Se a sua pesquisa durar mais do que alguns minutos, você está fazendo isso errado.

Você está gastando muito tempo entre as ligações. E você poderia ter usado esse tempo gasto para fazer outras atividades para melhorar seu desempenho de vendas.

O estudo “Gestão de tempo para vendas” mostra que os profissionais de vendas gastam 12% do seu tempo pesquisando contas e clientes em potencial. 

A pesquisa, juntamente com as tarefas administrativas, foram as atividades mais demoradas para os representantes de vendas. É apenas outra maneira de procrastinar, dizem os líderes de vendas.

"Os vendedores sempre tendem a encontrar tudo para fazer, exceto prospectar", disse Grayson Lafrenz, CEO e líder de desenvolvimento de negócios da Power Digital Marketing.

Ele acrescentou: “Por que isso acontece? Porque você é rejeitado o tempo todo quando está em prospecção. Um dos maiores desperdiçadores de tempo é responder a e-mails e gastar muito tempo pesquisando quando a pessoa que está no seu foco pode nem ser um lead qualificado”. 

Ele ainda lembrou aos profissionais de vendas: "A paralisia da análise é um dos principais assassinos de um vendedor".

4. Agendamento de atividades diárias de vendas 

Para ter certeza de que os representantes de vendas gastem seu valioso tempo com o que importa, você pode agendar atividades de vendas diárias e definir expectativas claras. As ferramentas de cadência de vendas são uma boa maneira de automatizar as atividades de vendas e o fluxo de trabalho para essa finalidade.

O que é Cadência de Vendas? Refere-se ao monitoramento do progresso de uma equipe através de reuniões.

“Vivo e morro de acordo com o que a agenda me diz para fazer. Isso me permite olhar para trás, ver onde gastei meu tempo e melhorar”, disse Ryan Stewman, do HardcoreCloser.com.

E se você acha que precisa de um planejamento complexo para agendar tarefas, não precisa. Às vezes, um pedaço de papel e uma caneta funcionam tão bem quanto um software de gerenciamento de projetos.

“Ferramentas para gestão de tempo? Um pedaço de papel e um check-list - pode parecer antiquado, mas é a melhor ferramenta de gestão de tempo que implementei nos últimos três anos", disse Adam Becker, diretor sênior de gerenciamento de contas da Octiv.

Você também pode usar um whiteboard para todos os membros da sua equipe, para ver quais devem ser as prioridades para uma semana ou um mês específico. Dessa forma, todos ficam cientes sobre quais são os objetivos da sua equipe. 

5. Não microgerencie

O que é microgerenciamento? Isso significa que uma pessoa em posição mais alta na hierarquia controla todos os aspectos e atividades de um grupo ou organização.

Aliás, há algo a ser dito sobre uma equipe que precisa de supervisão permanente sobre como gerenciar seu tempo. Se você não pode confiar na sua equipe para gerenciar efetivamente o tempo deles, talvez considere que todo o seu processo de vendas tenha um problema - ou suas ferramentas de vendas podem ser ineficazes.

Microgerenciar o seu pessoal só resultará em frustração para você e toda a sua equipe. Seu time pode acabar com uma moral baixa se você não permitir que eles gerenciem seu tempo e processos por conta própria.

“Dê à sua equipe a confiança de poder gerenciar sua própria produtividade. Por fim, isso será recompensado com motivação e comprometimento”, disse James Lloyd-Townshend, CEO do Frank Recruitment Group.

"A confiança é um dos presentes mais valiosos que você pode dar à sua equipe", acrescentou.

6. Pare de se concentrar em pequenas tarefas

Quando você inicia seu dia de trabalho, você pode ter sido orientado a executar as tarefas mais importantes primeiro. Mas algumas pessoas gostam de tirar as pequenas coisas sem importância de sua lista primeiro.

Após um longo dia de trabalho nessas pequenas tarefas, os profissionais começam a pensar que foram produtivos. Essa é apenas outra maneira de procrastinar e evitar as tarefas mais importantes.

David Allen, autor de Getting Things Done, acredita em usar a mente para atividades que valem a pena, em vez de ficar enrolado com as pequenas tarefas de 2 minutos.

Se surgir algo que levará apenas um ou dois minutos, faça-o imediatamente. Você não precisa agendá-lo para o dia seguinte.

Sua mente estará livre para se concentrar em tarefas mais importantes, como preparar um discurso de vendas para o seu próximo cliente.

Se tempo é dinheiro, tempo perdido significa um monte de recursos perdidos para sua empresa. Como profissional de vendas, não gerenciar seu tempo corretamente pode significar um desastre não apenas para seus objetivos pessoais, mas também para os deadlines da sua equipe.

Priorize tarefas, não se distraia com as redes sociais ou com outras atividades que desperdiçam tempo, e mantenha o foco nas tarefas mais importantes.

A prática da boa gestão de tempo ajudará os representantes de vendas a serem mais produtivos e a dar vários passos em direção às suas metas de vendas pessoais.

7. Aplicativos de gestão de tempo

É difícil abandonar maus hábitos e, às vezes, todos nós precisamos de uma ajuda extra para voltar aos trilhos. Muitos aplicativos de gestão de tempo no mercado o ajudarão a organizar seu tempo com mais eficiência e a utilizá-lo para ser mais produtivo. Alguns são gratuitos e outros você paga por assinaturas mensais ou anuais.

O 'Be Focused Timer' é gratuito para IOS/Mac e oferece uma maneira conveniente de rastrear blocos de trabalho e permite que você acompanhe seu histórico de trabalho. Você pode definir e gerenciar suas tarefas, personalizar a duração do intervalo de trabalho e acompanhar as metas para aumentar seus resultados. 

O aplicativo de gestão de tempo "Calendar" sincroniza seus dados em todos os dispositivos e fornece um assistente virtual que aprende sua agenda e planeja reuniões, convites e ajustes diários. Uma ferramenta de economia de tempo pode até adicionar transcrições de reuniões. A atualização também pode produzir uma variedade de análises que permitem que você veja como seu tempo é gasto com pessoas e em reuniões.

Para aqueles que gostam de trabalhar ouvindo música ou com a TV ligada ao fundo, este aplicativo é para vocês. O Focus @ Will, disponível no IOS e no Android, foi desenvolvido por três neurocientistas para ajudá-lo a se concentrar mais e alcançar o fluxo de trabalho esperado. O aplicativo hospeda uma compilação de músicas e sons para servir a uma função neurológica específica: as faixas são projetadas para você se concentrar.

O bem-sucedido investidor e empresário de tecnologia, Andrew Chen, da área da baía de São Francisco, diz: "Para mim, as ferramentas de gestão de tempo são super importantes". Ele as usa para limpar seus e-mails.

8. Faça intervalos regulares

Fazer uma pausa melhora sua produtividade e permite que você se concentre melhor. É uma noção simplista que realmente funciona. Se você acha que trabalhar no intervalo do almoço vai lhe dar uma hora extra. Pense de novo.

Considere fazer um curto intervalo a cada hora ou pelo menos a cada 90 minutos, no máximo, principalmente quando estiver trabalhando em um computador. Isso limpará sua mente e melhorará sua concentração, além de descansar seus olhos e seu corpo.

Quando você voltar para sua mesa, estará recarregado e pronto para lidar com sua próxima tarefa.

Bob Pozen, professor sênior do MIT, diz: "fazer intervalos regulares pode ajudar a recuperar seu foco e conseguir ter mais tarefas concluídas." O autor de "Produtividade extrema: aumente seus resultados, reduza o seu horário", diz que a pergunta a ser feita para si mesmo é: "qual é o período apropriado de trabalho concentrado que você pode fazer antes de precisar de uma pausa?" e não quantas pausas você deve fazer em um dia.

9. Pare de ser multitarefa e seja melhor em gestão de tempo

Estudos recentes mostraram que ser multitarefa é um fator que prejudica o desempenho e pode até danificar seu cérebro. De acordo com especialistas da Universidade de Stanford, ser multitarefa faz com que você performe pior, mesmo que você ache que é bom nisso. 

Como seu cérebro só pode se concentrar em uma coisa de cada vez, ser multitarefa diminui sua produtividade e capacidade de execução. Fazer duas coisas ao mesmo tempo faz com que seu cérebro tenha um desempenho inferior nas duas tarefas.

Profissionais multitarefas têm mais problemas quando se trata de organizar os pensamentos e classificar informações irrelevantes. O professor Clifford Nass diz que “Tudo distrai” aqueles que são excessivamente multitarefas. 

Priorizar as atividades de vendas e focar em uma tarefa de cada vez maximizará seus esforços.

Você está com dificuldade para gerenciar seu tempo? Quais são os fatores que contribuem para isso? Compartilhe seus pensamentos conosco na seção de comentários abaixo.

Este é um artigo traduzido, você pode acessar a versão original em inglês aqui. Todos os créditos para a autora: Livia Stancu 

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