5 erros que as pessoas cometem quando usam ferramentas de produtividade

5 erros que as pessoas cometem quando usam ferramentas de produtividade

Ferramentas de produtividade são uma mão na roda para muitos/as profissionais. Bem, isso até o momento em que esses/as mesmos/as profissionais sabotem o funcionamento dessas tecnologias.

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Hoje, existem mais aplicativos de produtividade por aí do que nunca, só que isso pode não ser uma coisa boa. Softwares destinados a criar hábitos eficazes de produtividade ou a “liberar” seu tempo pode ser uma parte valiosa do conjunto de ferramentas de qualquer pessoa.

Por outro lado, esses mesmos aplicativos podem te tornar menos produtivo/a quando não são usados corretamente.

Desde plataformas de gerenciamento de agenda até ferramentas de colaboração, as ferramentas de produtividade precisam ser otimizadas para obter os melhores resultados.

Apenas ler as instruções ou executar o tutorial raramente é suficiente - você precisa fazer essas tecnologias funcionarem com todos os aspectos existentes da sua vida.

Não é nenhuma surpresa que, dada a subjetividade dessas ferramentas de produtividade e a falta de orientação sobre como usá-la, as pessoas estejam cometendo erros. Nem sempre é fácil dizer exatamente o quanto um determinado software pode realmente melhorar sua produtividade.

Embora não exista uma solução abrangente para encontrar a tecnologia certa, existem algumas diretrizes importantes que você pode seguir para (ironicamente) evitar desperdiçar seu próprio tempo.

Alguns erros a serem observados ao trabalhar com ferramentas de produtividade são:

1. Esperar por um milagre

Parece um cenário perfeito: um único pacote de software que pode maximizar sua produtividade em todos os aspectos da sua vida, todos os dias.

Acontece que, infelizmente, esse software não existe - se existisse, todas as outras tecnologias para ferramentas de produtividade ficariam fora de questão.

Apesar da óbvia impossibilidade disso, muitas pessoas ainda abordam essas ferramentas com esse tipo de atitude. Esperar que um aplicativo resolva todos os seus problemas de produtividade levará à decepção e aumentará sua frustração mais do que sua produtividade.

Em vez disso, decida quais são os aspectos específicos da sua vida com os quais você gostaria de ser mais produtivo/a. Talvez você queira que sua escrita seja mais rápida ou, ainda, facilitar um modo de cobrança; procure um software que ajude especificamente nessas tarefas.

2. Investir na sobrecarga de aplicativos

Embora seja importante encontrar a quantidade certa de tecnologia para atender às suas necessidades de produtividade, tome cuidado para não exagerar.

Pode ser tentador buscar todos os aplicativos possíveis na tentativa de maximizar sua produtividade em todos os aspectos da sua vida, mas o resultado, geralmente, é o oposto.

Tentar manter muita tecnologia leva a muito esforço - tempo de gerenciamento que deveria supostamente economizar seu tempo.

Para evitar que isso aconteça, concentre-se nos poucos aspectos de sua vida que têm maior potencial de melhoria e lide com essas áreas antes de passar para outras.

Manter o foco em apenas alguns aplicativos por cada vez impede que as coisas fiquem fora de controle. Ser pressionado/a pode levar você a abandonar completamente suas ferramentas de produtividade - o que claramente não é o ponto.

3. Manter isso para você mesmo/a

Uma corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco, e isso também vale para a produtividade.

Maximizar sua produtividade pessoal é ótimo, mas pode ser difícil realmente progredir sem que algumas pessoas ao seu redor adotem alguns desses hábitos também.

Pense na ferramenta de produtividade que você usa que não é especificamente focada, como calendários inteligentes ou softwares de gerenciamento de projetos.

Se você e as pessoas com quem trabalha têm acesso aos horários umas das outras, fica mais fácil marcar reuniões.

Compartilhar seu calendário com seu/a companheiro/a, parceiros de negócios ou pessoas importantes - como seu/a advogado/a ou contador/a - também pode facilitar sua vida.

Se você encontrar um aplicativo que realmente funcione para você, compartilhe-o com outras pessoas que fazem parte da sua rotina - ele poderá torná-lo mais produtivo no final.

4. Obter conselhos - e não aceitá-los

As ferramentas focadas em análise tornaram-se parte integrante das tecnologias para produtividade nos últimos anos.

Pode ser muito útil saber como seu tempo está sendo gasto, se você deseja gastá-lo com mais sabedoria.

Infelizmente, a maioria dos aplicativos simplesmente fornecem os dados sobre como seu tempo é gasto, e daí cabe a você decidir o que fazer com esses números.

De vez em quando, observe seus resultados de análise com alguma intencionalidade. Revise sua agenda e avalie o tempo gasto realizando certas ações em relação à forma como você se beneficia delas.

Ferramentas de produtividade são um desperdício se não tiver um impacto prático sobre como você vive sua vida, por isso, coloque algumas das informações recebidas em prática.

5. Não levar para o lado pessoal

A Internet está cheia de listas com os melhores aplicativos de produtividade, melhores maneiras de aumentar sua produtividade, melhores maneiras de se multitarefa no esquecimento.

Por mais úteis que sejam esses recursos, eles são escritos por pessoas que não têm familiaridade com você, suas necessidades ou sua agenda pessoal.

Antes de procurar o próximo software de produtividade que você vai usar, faça um balanço do que você precisa. Imagine seus aplicativos de produtividade ideais: quais recursos eles têm? Quanto eles custam? Como é o design deles? Mantenha isso em mente e tente encontrar produtos que correspondam ao que você está procurando.

O melhor aplicativo de produtividade sempre será aquele que atenderá às suas necessidades.

O mundo tecnológico é lotado com todos os tipos de produtos que alegam aumentar a produtividade, mas nem todos eles realmente funcionam para você. Para evitar perder tempo precioso, procure produtos que façam o que você precisa.

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Este é um artigo traduzido, você pode acessar a versão original em inglês aqui.
Todos os créditos para o autor: John Hall.

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