10 dicas para fazer um excelente onboarding de novas pessoas na empresa

Você já deve conhecer a máxima que diz que “a primeira impressão é a que fica”, certo? 

Quando se trata de receber os/as novos/as colaboradores/as, o processo de onboarding é fundamental para causar uma boa primeira impressão e para que a relação da empresa com a nova pessoa contratada comece e permaneça bem.

O onboarding é a etapa em que essas novas pessoas se integram ao ambiente organizacional. Nessa fase, elas conhecem a cultura da empresa, o ritmo de trabalho, os/as colegas, etc.

Por mais experiente que o/a profissional possa ser, ingressar em uma nova empresa representa uma mudança de vida; o/a novo/a colaborador/a irá imergir em um ambiente diferente, com um funcionamento específico, com pessoas desconhecidas. 

E ele/a não está acostumado, ainda!

Por isso, para que o/a desenvolvedor/a, profissional de inside sales, marketing digital, designer ou qualquer outro/a que tenha uma carreira digital, sinta-se bem-recebido/a e motivado/a desde o seu primeiro dia, é fundamental criar ações de onboarding para recebê-lo/a. 

Confira a seguir, 11 dicas para te ajudar a fazer o onboarding de novos/as funcionários/as.

11 dicas para fazer o onboarding dos/as novos/as colaboradores/as

1. Desenvolva a experiência de onboarding antes da pessoa contratada começar

Dissemos que a primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Então, logo no primeiro dia do/a novo/a contratado/a, é necessário um acolhimento diferenciado, muito comum em empresas de tecnologia e do mercado digital.

Por isso, o seu trabalho começa bem antes dessa pessoa pisar por aí. Prepare alguma coisa diferente para o onboarding no primeiro contato, já para que a pessoa que está chegando ao time sinta o calor da recepção.

Tem uma agenda preparada especialmente para onboarding? Trabalhe nela, tenha uma sequência de tarefas de onboarding para o primeiro dia.

Onde o/a contratado/a vai estacionar? Separe uma vaga para esse/a profissional digital, se possível sinalizada.

Essa pessoa já tem um lugar no refeitório ou vai ficar perdida no primeiro almoço? Vai almoçar fora com o time ou vai ser acolhida no próprio escritório? Em uma boa estratégia de onboarding, precisamos pensar até mesmo nisso.

Falou sobre horário? Enfim, todos estes detalhes devem fazer parte do onboarding para que o/a novato/a sinta-se bem, feliz de estar na startup, motivado/a, fazendo parte antes mesmo de chegar, como se estivesse sendo ansiosamente esperado/a por todos/as!

2. Deixe uma impressão de onboarding bem forte no primeiro dia

Os métodos de onboarding mais eficientes destacam que o primeiro dia e a primeira semana do/a contratado/a são essenciais para uma excelente experiência de integração.

Por isso, a impressão do dia 1 na nova empresa precisa ser marcante. Que tal montar um pacote com itens de boas-vindas? Pode ter um bloco de anotações, camiseta, chaveiro e qualquer outro presentinho que tenha o nome da empresa.

Verifique se todas as ferramentas de trabalho estão funcionando bem, no caso, o computador. Pode colocar um post-it com “boas-vindas” no monitor para mostrar calor humano.

Também separe uma cartilha com as responsabilidades sobre a posição que o/a novato/a está assumindo na empresa de tecnologia, bem como um guia que apresenta detalhes da empresa. Este é um sistema de onboarding para recepcionar muito interessante!

3. No onboarding, foque em criar uma equipe integrada e não concorrente!

Sobretudo em empresas com culturas mais tradicionais, há líderes que incentivam a concorrência e a competição entre os/as colaboradores/as. Esse tipo de ambiente não se torna favorável para acolher novos/as funcionários/as.

Assim, mostre que a colaboração, e não a competição, é incentivada e valorizada na organização. Isso pode ser feito já na etapa de onboarding.

Sensibilize as pessoas do time para lembrar o quanto os primeiros dias podem ser difíceis para quem está chegando em um ambiente e para que elas acolham bem seus/suas novos/as colegas.

No onboarding, a recepção dos/as colegas é muito importante, principalmente daqueles/as que fazem parte do mesmo departamento de quem está começando agora. 

Para formalizar a recepção, mande um e-mail para todos/as com orientações de como receber o/a contratado/a da empresa.

Este e-mail pode ter nome, foto e um simples perfil do/a novo/a profissional digital da empresa. 

Assim, na estratégia de onboarding, os/as colegas que já trabalham na organização sentirão que já conhecem algo sobre a pessoa que está chegando.

Anunciar o/a novo/a membro da equipe na reunião semanal, antes de ele/a chegar, também é interessante em um bom sistema de onboarding. Separe alguns gifs de “welcome” para o contratado/a. Ele ou ela vai adorar!

Leia também: As fases do processo de team building em uma startup

4. Crie a agenda da primeira semana de trabalho

No onboarding, o primeiro dia é destinado para causar uma boa impressão, marcante e calorosa, para impressionar e acolher quem está chegando.

Mesmo assim, também é importante ter a primeira semana do/a profissional digital previamente organizada em um bom trabalho de onboarding, pois geralmente os/as novatos/as na organização ficam meio perdidos/as nesta fase inicial.

Se ele/a tiver uma agenda com o cronograma do que deve ser feito em cada dia, as atividades profissionais que não devem ser esquecidas e as tarefas que são esperadas para a primeira semana, as chances de prolongar a motivação inicial são imensas.

Nesta primeira semana, usada para onboarding , logo após a contratação é importante que já se inicie o alinhamento do/a colaborador/a com a cultura e com os objetivos da empresa.

É preciso que o/a novo/a contratado/a compreenda seu papel dentro da organização e que tenha o entendimento de como ele/a pode contribuir para melhorar os resultados da Startup. 

Nesta fase, as iniciativas que motivam, integram e engajam o/a novo/a profissional são essenciais. 

Leia também: Como se beneficiar do Employer Branding?

5. Apresente o/a novato/a para o time e escolha funcionários/as para ajudarem no processo de adaptação

Faça uma reunião com todo o time para apresentar o/a novo/a contratado/a. Há também empresas em que a liderança ou outra pessoa colaboradora  acompanha o/a novato/a de setor a setor e o/a apresenta para as equipes.

A fim de facilitar a adaptação do/a funcionário/a, uma dica é eleger um padrinho/madrinha que será a pessoa responsável por apresentar a empresa na prática ao/a novo/a colaborador/a, fortalecendo o elo entre a organização e o/a contratado/a.

Defina um/a colaborador/a mais antigo/a e engajado/a para acompanhar de perto, orientando-o/a e ajudando-o/a com questões mais funcionais quanto a procedimentos, localização de materiais, apresentação aos/às colegas e às instalações da empresa, etc.

Essa ação simples ajudará a valorizar a experiência e o comprometimento de seu/sua funcionário/a atual e facilitará a integração do/a novo/a contratado/a à cultura e ao ambiente organizacional da startup.

6. Organize com antecedência o material de trabalho do/a novo/a funcionário/a

Nada pior do que iniciar no novo emprego e encontrar uma estação de trabalho vazia, não saber a senha para acessar os sistemas ou mesmo não ter o que precisa instalado no computador, certo? Além de deixar o/a funcionário/a desorientado/a, isso prejudicará a sua produtividade.

Para que seu/sua novo/a contratado/a sinta-se mais confortável e perceba acolhimento, organize o onboarding com antecedência com os materiais e recursos necessários para o seu início de trabalho. 

O/a padrinho/madrinha poderá ajudar nessa tarefa.

Além de senha, já peça para a equipe responsável criar um e-mail corporativo ele/a, material de escritório que todos/as os/as colaboradores/as possuem, como caneta e blocos de anotação, ou quem sabe uma xícara de café.

Se for uma grande empresa setorizada, disponibilize uma agenda com os ramais, para ele/a não ficar perdido/a ou perguntando sempre para os/as colegas como acionar alguém de outro departamento. 

7. Avalie a realização de ‘rodízios’ em todas as áreas da empresa

Muitas startups convidam o/a novo/a contratado/a para fazer um ‘rodízio’ em todas as áreas para entender melhor o funcionamento da empresa na estratégia de onboarding, e isso é muito positivo.

Essa prática também contribui para uma melhor integração do/a colaborador/a com os/as colegas de outros setores e favorece a criação de uma visão mais abrangente e completa do negócio, dá a dimensão da organização na qual ele/a está começando a trabalhar.

Essas reuniões de áreas podem ser curtas, de no máximo 15 minutos, assim não ocupa muito o tempo das lideranças que já existem na startup e possuem agenda repleta de atividades.

8. Deixe claro quais são as metas e os critérios de avaliação

A fim de não gerar turnover ainda nos primeiros dias dos/as novos/as funcionários/as, é preciso que, desde o processo de seleção, sejam definidas e compartilhadas as metas e os critérios de avaliação dos/as colaboradores/as.

Você pode usar softwares específicos para fazer esse planejamento e o alinhamento das expectativas em relação ao/a novo/a colaborador/a.

O ideal é desenvolver ações contínuas de feedback, a fim de promover um alinhamento constante entre expectativas e objetivos organizacionais.

Como quem está iniciando precisa de orientação regularmente, é importante que sua startup não realize apenas a avaliação ao final do período de 90 dias, mas com espaços menores, como no final da primeira semana, aos 15 dias, ao final do primeiro mês e assim por diante.

9. Promova treinamentos constantes

Crie um programa de integração cuja composição já inclua, desde o início dos trabalhos, treinamentos importantes para que os/as novos/as funcionários/as comecem na empresa alinhados/as, motivados/as e preparados/as para seus desafios.

Um estudo demonstrou que treinamentos bem estruturados realizados nos primeiros noventa dias da pessoa na empresa são bastante efetivos para que elas se sintam motivadas e sejam mais produtivas.

No entanto, os treinamentos não devem ser oferecidos apenas quando os/as colaboradores/as ingressam na empresa, eles devem ser promovidos de modo contínuo, seguindo uma matriz de desenvolvimento e incentivando habilidades que impulsionem o time para seguirem seu plano de carreira. 

Assim, essa pessoa e será mais produtiva e inovadora em suas tarefas.

Quando o onboarding é realizado corretamente, ele gera maiores níveis de engajamento e motivação, maior comprometimento organizacional e ajuda a melhorar a performance dos/as novos/as colaboradores/as e a reduzir o estresse gerado tanto para os/as funcionários/as atuais quanto para os/as novos/as durante o período de adaptação dos/as recém-contratados/as.

10. Faça reuniões de check-in para onboarding

Neste processo, uma pessoa responsável do RH ou mesmo a liderança do departamento de quem está começando deve avaliar, em 7 dias, 15 dias e em 30 dias, como está sendo a experiência do/a novo/a contratado/a.

Não se trata de um sistema de avaliação, como proposto em um dos tópicos acima, mas como uma conversa para descobrir se os treinamentos, o/a mentor/a, a agenda da primeira semana, enfim, se todas as ações de onboarding estão gerando os resultados esperados.

Esta também é uma etapa para tirar dúvidas sobre a eficiência do processo de onboarding e aprimorá-lo, para uma próxima contratação. Por isso, busque saber o seguinte:

  • O processo de integração foi bom, longo demais ou curto demais?
  • O/a seu/sua mentor/a fez bastante diferença na integração e ficou realmente acessível?
  • Você sentiu falta de oportunidade de ser ouvido/a em algum momento do onboarding?
  • Os materiais de trabalho e treinamentos foram suficientes para você desempenhar suas tarefas?
  • Entre outras questões!

Tudo isso trará muitos benefícios. Empresas com um processo de onboarding bem desenvolvido registram produtividade do/a novo/a colaborador/a 54% maior e uma taxa de retenção de novos/as talentos também 50% maior. 

Além disso, 87% dos/as funcionários/as de empresas que são referências em seus processos de onboarding registraram o atingimento das metas estabelecidas dentro do período planejado. 

Que tal colocar essas dicas em prática na sua organização? Saiba que um bom processo de onboarding também terá um impacto positivo na sua marca empregadora, criando uma ótima reputação para a empresa

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