Crie, gerencie e compartilhe notas de reuniões com seus colegas e membros da equipe.
De todos os aplicativos que uso diariamente, o Zoom é o que eu mais gosto. Em minha opinião, o Zoom é um dos aplicativos mais minimalistas, mas incrivelmente funcional, desenvolvido para seus usuários.
Ele foi projetado como um controle remoto de TV. Qualquer um poderia descobrir todos os recursos-chave e começar a usá-los depois de explorá-los um pouco.
Eles projetaram cuidadosamente uma tonelada de recursos, como a possibilidade de chat entre os participantes, fazer pesquisas, a opção de marcar intervalos e assim por diante. Mas a única coisa que eu gostaria que eles pudessem ter priorizado é a possibilidade de fazer anotações durante uma reunião.
Como um usuário diário do Zoom, eu diria que, como está agora, o app não tem uma maneira eficaz de fazer anotações quando você está em uma call.
Sim, você pode ter o aplicativo de notas aberto em uma janela minimizada durante a reunião. Mas e se você estiver compartilhando a tela? A experiência se torna difícil.
Ou você compartilha toda a área de trabalho e todos podem ver suas anotações ou compartilha uma tela e, se mudar para outra (no Mac), o compartilhamento de tela é pausado, o que torna a experiência um pouco caótica.
É claro que existem ferramentas orientadas a IA (AI-driven), como Otter.ai e Fireflies.ai, que transcrevem seu discurso em texto. Mas a desvantagem é que há muitos dados para filtrar.
Isso me fez pensar:
E se o Zoom tivesse um recurso de anotações integrado que permitisse fazer anotações e compartilhá-las com os participantes após a reunião?
Então, na semana passada, passei algum tempo desenhando simulações para tentar encaixar um recurso nativo de anotações dentro do Zoom.
Critérios de design
Antes de projetar os mocks, eu queria que a seção “Notas” atendesse aos seguintes requisitos.
- Ela deveria suportar anotações sem distração
- Fornecer uma maneira melhor de organizar notas
- Permitir que você marque/favorite notas usadas com frequência
- Ter suporte para compartilhar notas de reunião com todos os convidados participantes e membros selecionados na organização
- Ter capacidade de compartilhar notas de reuniões em vários formatos (PDF, TXT, DOCX)
- Capturar a linha do tempo das notas junto com o carimbo de data (útil em reuniões recorrentes)
- Deveria estar acessível a partir do aplicativo Zoom web
- Ter a capacidade de filtrar suas próprias notas e notas compartilhadas
Não incluí funções como visualização de miniaturas para links e vídeos; colaboração dentro das notas (como destacar partes de uma nota ou adicionar comentários, etc.), pois pensei que comprometeria a abordagem minimalista que a ferramenta tem atualmente e a tornaria mais parecida com o Microsoft Teams ou o Slack.
Posicionamento de recurso
O aplicativo Zoom atual tem muito espaço (se ninguém habilitar o vídeo) no centro, o que seria um lugar ideal para a colocação da seção de notas, pois estaria na linha dos olhos do usuário. No entanto, o módulo de notas deve ser uma janela flutuante se um ou mais participantes usarem vídeo ou se você estiver compartilhando sua tela.
Acessando as Notas
Para iniciar e acessar facilmente o recurso, decidi colocar o ícone de notas na barra de ferramentas inferior.
Tomando notas
A primeira coisa que quero é um espaço simples e organizado para fazer anotações. Eu queria que o editor tivesse opções básicas de formatação de texto, pois o usuário não adicionará uma imagem ou vídeo na seção de notas. Tudo o que eles podem adicionar são textos simples, marcadores, hiperlinks e executar ações básicas, como estilo de texto/parágrafo.
Os usuários podem executar as seguintes funções nessa tela:
- Criar uma nova anotação
- Adicionar um título à nota
- Marcar anotações usadas com frequência (clicando no ícone da faixa de opções ao lado do título)
- Alternar instantaneamente entre outras notas ou blocos de notas (falarei sobre isso mais tarde)
- Executar formatação básica de texto/parágrafo
- Opção para excluir uma nota
- Botão Compartilhar notas, para compartilhar as notas com o resto dos convidados/participantes
- Uma timeline de quando as anotações foram feitas (útil durante reuniões semanais/quinzenais/mensais)
- Última informação salva para denotar salvamento automático no sistema ou na nuvem.
Reuniões recorrentes
Uma nota é criada por padrão quando você configura uma reunião recorrente. Esta nota irá capturar a linha do tempo das notas feitas ao longo de um período (pode ser visto ao lado do corpo da nota). Você pode desabilitar isso na seção de configurações.
Organizando as anotações
As notas são organizadas em blocos de notas, nos quais você pode adicionar, editar ou excluir notas. Por padrão, seus blocos de notas serão nomeados com <mês> <ano>, pois pensei que assim seria mais fácil.
Também adicionei outro bloco de notas padrão intitulado “Marcado” para acessar todas as suas notas marcadas. A busca universal para localizar rapidamente uma nota e abri-la durante uma reunião.
Compartilhando notas
Você pode compartilhar suas notas com seus convidados, participantes ou outras pessoas em sua empresa. Ao clicar no botão “Compartilhar notas”, serão mostradas as seguintes opções.
A opção avançada inclui a escolha do formato no qual deseja compartilhar as notas da reunião e também permite adicionar uma mensagem personalizada para aqueles com quem deseja compartilhar as anotações.
Selecionei três opções para o formato da nota: TXT, PDF e DOCX, pois são os formatos de documento mais comumente usados. Eu pensei em adicionar o Markdown (porque eu o adoro!). Mas ele não é comumente usado por muitos, em comparação com os outros formatos. Então, eu o mantive em modo espera.
Janela pop-out de notas
Durante as chamadas de vídeo e o compartilhamento de tela, a seção de notas se transformaria em uma janela pop-out na tela (semelhante ao bate-papo e à lista de participantes).
Anotações no app Zoom web
Você pode acessar todas as suas notas na barra lateral do aplicativo web Zoom.
Você também pode adicionar notas a partir desta tela, pesquisar notas localizadas em outros blocos de anotações e ainda compartilhar notas com outras pessoas na organização. Também adicionei uma seção de filtro nesta página, que permite filtrar notas marcadas e as notas que são compartilhadas com você por outras pessoas da empresa.
Configurações
Como a função do recurso é mínima, não adicionei muitas opções em Configurações. Eu adicionei a opção de compartilhar automaticamente as notas da reunião quando um usuário termina uma reunião e a opção de habilitar uma linha do tempo para as notas que fazem parte de uma reunião recorrente.
Principais casos de uso do recurso
- Fazer anotações durante reuniões, conferências, aulas online, etc;
- Compartilhar anotações entre os colegas. Em uma configuração de aula online, o professor poderia compartilhar uma anotação com todos os alunos;
- Acesso a anotações anteriores durante uma reunião para obter contexto.
Lições aprendidas hoje
- Não se deixe levar pelos recursos – Entenda o que é importante para o usuário e mantenha isso como a base para o que você está projetando. Nesse caso, não quero que a seção de notas tenha recursos como colaboração, comentários, etc. Isso teria comprometido a experiência do usuário. Eu queria construir um recurso leve de anotações e o construí com funções mínimas.
- Considere todas as possibilidades – Considere todos os casos de uso possíveis em que um recurso poderia ser aplicado. No meu caso, fiz muitas perguntas. O que acontece quando ninguém liga o vídeo? E se um ou mais participantes usarem vídeo? E se eu compartilhar minha tela? E se eu entrar no aplicativo web? Também considerei adicionar notas ao aplicativo móvel, mas decidi fazê-lo como um post separado, pois percebi que envolveria o redesenho de muitas peças móveis.
- Documente seu recurso para perceber as deficiências – Na metade do caminho para escrever a postagem do blog, percebi que me esqueci de adicionar botões para criar uma nova nota e criar um novo bloco de notas. Eu não tinha percebido até então. Escrever sobre o recurso e tentar explicá-lo me fez perceber sua falha. Talvez seja um hábito que adquiri como redator técnico.
Lições aprendidas escrevendo para o Weekend PM
Depois de minha última postagem sobre como redesenhar o Google Pay, percebi duas coisas:
- Você pode desmontar e redesenhar um produto inteiro do zero, mas não pode fazer isso em um único blog post. Isso seria ridículo, demorado e cansaria os leitores. Além disso, você estaria consumindo muito e acabaria se esquecendo de tudo. Então, eu decidi desmontar, analisar e projetar partes de um produto maior.
- Construir um novo recurso ou adicionar um aprimoramento a um produto de sucesso leva muito tempo. Especialmente quando você tenta seguir os princípios de design e a abordagem já adotados pelo produto.
Você pode me seguir no Twitter para mais artigos interessantes sobre produtos SaaS. Se você acha que me esqueci de alguma coisa ou fiz algo terrível durante o design desse recurso, sinta-se à vontade para me mandar um e-mail em: karthikpasupathy@zoho.com.
Agradecimento especial ao Silent Marketer por ter sugerido o Zoom para meu artigo. Conteúdo originalmente publicado na newsletter/blog The Weekend PM.
Este é um artigo traduzido, você pode acessar a versão original em inglês aqui.
Todos os créditos para o autor: Karthik Pasupathy
Last modified: 26/08/2020